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第１章　総則

（趣旨）

第１条　この達は、統合幕僚学校における文書の処理及び管理の円滑な実施を図るために必要な事項を定めるものである。

（用語の定義）

第２条　この達において、次の各号に掲げる用語の意義は、「統合幕僚監部文書管理規則（統合幕僚監部達第１号１８．３．２７）」に定めるもののほか、当該各号に定めるところによる。

（１）規則　「統合幕僚監部文書管理規則（統合幕僚監部達第１号１８．３．２７）」をいう。

（２）課長等　総務課長、教育課長及び研究室長をいう。

（３）課室　総務課、教育課及び研究室をいう。

（文書管理監督者）

第３条　規則第３条の規定により、統合幕僚学校の文書管理監督者は、総務課長とする。

２　文書管理監督者は、第５条に規定する文書管理者から提出された行政文書分類基準表及び行政文書ファイル管理簿を統合幕僚監部文書管理監督者を経由して防衛庁文書管理規則（平成１２年防衛庁訓令第７４号。以下「訓令」という。）第３条に規定する総括文書管理者に提出す
分類番号 A―A０―A０１
保存期間 ３０年 るものとする。

（文書管理総括課）

第４条　規則第４条の規定により、統合幕僚学校の文書管理総括課は、総務課とする。

２　文書管理総括課は、文書事務を担当し、文書管理監督者の事務を補佐する。

（文書管理者）

第５条　規則第５条の規定により、統合幕僚学校の文書管理者は、課長等とする。

２　文書管理者は、当該課室に係る次の各号に掲げる事務をつかさどる。

（１）　行政文書分類基準表及び行政文書ファイル管理簿を作成及び改定し、文書管理監督者に提出すること。

（２）　保存期間の延長、訓令第３０条に規定する内閣総理大臣等への移管又は廃棄の措置を実施すること。

（３）　課室の保有する行政文書の管理の徹底を図ること。

（文書管理担当者）

第６条　規則第６条の規定により、文書管理者が文書管理担当者及び文書管理担当者の補助者を指定したときは別紙様式第１により文書管理監督者に通知するものとする。

第２章　文書の形式等

（通達類の発簡者）

第７条　通達類の発簡者は、統合幕僚学校長（以下「学校長という。」）とする。ただし、文書のあて先及び内容等により学校長名で発簡することが適当でないものについては、総務課長名、教育課長名及び研究室長名で発簡することができる。

（備付簿冊等）

第８条　文書の接受及び整理保存を確実に行うため、次の各号に掲げる簿冊及び公印を備えつけるものとする。

（１） 文書受付簿（別紙様式第２）

（２） 特殊郵便物受付簿（文書管理総括課のみ）（別紙様式第３）

（３） 発簡簿（別紙様式第４）

（４） 送達簿（別紙様式第５）

（５） 受付印（別図）

（６） 決裁済認印（別図）

（７） 契印（別図）

第３章　接受

（接受）

第９条　文書は、文書管理総括課において接受するものとする。

２　文書管理総括課は、接受した文書を文書受付簿に所要事項を記載し、受付印の押印及び受付番号を付した上、関係の課室に送付する。

３　文書管理総括課は、現金書留、書留郵便、配達証明郵便又は公衆電報を接受したときは、特殊郵便受付簿に必要な事項を記入し、受領者の押印を受けなければならない。

（課室の処理）

第１０条　課室は、文書管理総括課から文書の送付を受けたときは、文書受付簿に所要事項を記載し処理する。ただし、当該文書が他の課室の所掌に属すると認められた場合は、文書管理総括課に返却する。

２　文書管理総括課以外の課室が直接文書を受け取った場合、その内容が公文書として受け付ける必要が認められるものは、速やかに文書管理総括課に送付しなければならない。

第４章　起案、合議及び決裁

（起案の主管）

第１１条　文書の起案は、起案すべき事項に関する事務を所掌する課室（以下「主管課」という。）において行うものとする。

（起案文書の作成）

第１２条　文書の起案は、原則として青色又は黒色のペン書きとし、別紙様式第６に定める起案用紙を用いるものとする。ただし、プリンターによる印字及び複写用紙による起案は、黒色で起案用紙に準じた用紙を使うことができる。また、別に様式が定められている文書は当該用紙を用いることができる。

２　起案文書について、起案の趣旨等を説明する必要がある場合は、起案用紙の裏面に起案の理由、経緯、概要等を簡潔に記述するものとし、必要に応じて規則類、関連文書、参考資料等を添付するものとする。

（合議）

第１３条　起案文書の事案が、他の課室の所掌事務と関係がある場合は、当該課室に合議するものとする。

２　合議先は必要最小限とし、主管課の長の押印を受けた後、当該事案に関係が深い課室から順次行うものとする。

（文書の審査）

第１４条　発簡する文書は、総務課総務班庶務係長、総務課総務班長を経由し総務課長の審査を受けるものとする。ただし、発簡番号を付さない私文形式の書簡文、人事上の秘密を要する文書、特に秘密保持を要する文書及び調達要求書等の会計事務等に伴う文書については審査を行わないものとする

（決裁）

第１５条　起案文書の決裁は、権限を有する者又は委任により決裁の権限を付与された者（以下「決裁者」という。）が行う。

（代決）

第１６条　決裁者が出張、休暇その他の理由により不在の場合は、特に至急に処理しなければならない事案について、予めその指定する者が代決することができる。

２　前項に規定する代決することができる者は、別に示す。

（決裁済認印）

第１７条　文書管理総括課は、正当な手続きにより決裁を経ていること、必要な合議が終わっていること等を審査の上、決裁が終わった起案文書（以下「原義」という。）の起案用紙に決裁済認印を押印し、起案者に返却する。

（供覧）

第１８条　供覧文書は、別紙様式第７により行うものとする。

第５章　文書の施行

（略号）

第１９条　規則第３２条の規定により、統合幕僚学校の略号は「統学」とする。

（発簡番号）

第２０条　文書管理総括課は、主管課が原義を提出した場合、発簡簿に必要な事項を記録するとともに、別表に示す発簡番号及び発簡日付を付するものとする。

２　前項の発簡番号は、決裁の順序により号を追うものとし、暦年毎に更新する。

（公印等の押印）

第２１条　浄書した文書は、原議と照合の上、校長が発簡する文書については総務課において、総務課長名、教育課長名又は研究室長名で発簡する文書についてはそれぞれ総務課、教育課又は研究室においてその正本とするものに対し公印及び契印を押印するものとする。ただし、統合幕僚監部内に発する文書は、公印及び契印を省略することができる。

（発送及び使送）

第２２条　発簡する文書の発送は文書管理総括課において、使送は主管課が行うものとする。

２　重要な文書を使送する場合は、送達簿に所要事項を記載し、受領者の印を徴するものとし、これを発送する場合は、別紙様式第８に定める文書送付書を同封し、接受を確実にしなければならない。

第６章　整理・保存

（整理・保存の方法）

第２３条　行政文書は、行政文書ファイルにより整理する。

（行政文書分類基準表の作成）

第２４条　文書管理者は、規則第３８条別表第２を基に行政文書分類基準表を作成し、必要と認められる場合には随時改訂を行うものとする。

（行政文書ファイル管理簿による管理）

第２５条　文書管理者は、行政文書を適切に管理するため規則第３９条別紙様式第１４に定める行政文書ファイル管理簿を磁気ディスクをもって調製するものとする。

２　行政文書ファイル管理簿は、毎年末又は毎年度末に更新することを原則とする。

３　保存期間の満了に伴い、行政文書ファイルの廃棄又は移管の措置を講じた場合は、行政文書ファイル管理簿にその旨を追記し、その後５年間経過した時点で当該行政文書ファイルに係る記録を行政文書ファイル管理簿から削除する。

（保存期間）

第２６条　作成又は取得した行政文書は、規則第３８条別表第３に定める行政文書保存期間基準に従い、保存するものとする。

（廃棄）

第２７条　保存期間が満了した行政文書は、その内容に応じ適切に廃棄するものとする。

２　保存期間が満了する前に特別の理由が生じた場合の廃棄の措置は、当該課室の文書管理者が廃棄する行政文書の名称及び当該特別の理由を、文書管理監督者を経由して統合幕僚長に上申するものとする。

（保存期間の延長）

第２８条　文書管理者が、保存期間が満了した行政文書について、職務の遂行上必要があると認めるときは、一定の期間を定めて保存期間を延長するものとする。

（文書管理状況の調査）

第２９条　文書管理監督者は、保有する行政文書の管理状況を年１回調査し、必要があると認めるときは、勧告、その他必要な措置をとるものとする。

第７章　雑則
　 （委任規定）

第３０条　この達の実施に関する細部の事項は、総務課長が定めることができる。

附　則

この達は、平成１８年３月２７日から施行する。